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Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten, ┬ž 11 BDSG


Der Auftraggeber und Terra Software Service GmbH (Auftragnehmer) haben einen Software-Nutzungsvertrag geschlossen, welche das Studio zur Nutzung der Athletics M1 - Mitgliederverwaltungssoftware in Form eines 'Software as a Service'-Dienstes, sowie zur Inanspruchnahme sonstiger Serviceleistungen berechtigt.

Die Erfu╠łllung dieses Vertrages bedingt, dass die Terra Software Service GmbH mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers umgeht. Dieser Vertrag enth├Ąlt nach dem Willen der Parteien und insbesondere des Auftraggebers den schriftlichen Auftrag zur Auftragsdatenverarbeitung i.S.d. ┬ž 11 BDSG bzw. den Vertrag i.S.d. Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 ÔÇô Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.


┬ž1 Gegenstand des Vertrags, Art der Daten, Kreis der Betroffenen

  1. Der Auftrag der Terra Software Service GmbH ergibt sich aus dem Software-Nutzungsvertrag auf den hier verwiesen wird (im Folgenden Hauptvertrag).
  2. Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Terra Software Service GmbH bestimmen sich nach dem Angebot der Funktionen der Mitgliederverwaltungs-Software und ggf. weiterer Schnittstellen zur Terrasoftware-Cloud.
  3. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschlie├člich in einem Mitgliedsstaat der Europ├Ąischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens ├╝ber den Europ├Ąischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erf├╝llt sind.
  4. Die Terra Software Service GmbH ist verpflichtet, sa╠łmtliche ihr zur Erf├╝llung dieses Vertrages zug├Ąnglich gemachten personenbezogenen Daten streng ra╠łumlich getrennt von jedweden eigenen sowie Daten Dritter zu verarbeiten.
  5. Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die im Folgenden aufgef├╝hrten Datenarten/-kategorien:
    1. Mitgliederstammdaten
      • Vorname und Name
      • Kontaktadresse
      • Geburtsdatum
      • Geschlecht
      • Email-Adresse
      • Telefon / Mobilnr.
      • Bankdaten
      • Foto
    2. Mitgliedschaftsbeginn- und Ende (Vertragslaufzeit)
    3. Zahlungsmodalit├Ąten
    4. Offene Verbindlichkeiten
    5. Check-In/out Zeiten
    6. Besuchsdauer und Besuchsh├Ąufigkeit
    7. Verzehrdaten


┬ž2 Rechte und Pflichten des Studios

  1. Das Studio ist verantwortliche Stelle (┬ž 3 Abs. 7 BDSG) bzw. Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO f├╝r die Verarbeitung von Daten.
  2. Das Studio wird die Terra Software Service GmbH unverz├╝glich dar├╝ber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegen├╝ber dem Studio geltend machen.
  3. Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelm├Ą├čig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Ma├čnahmen zur Datensicherheit zu ├╝berzeugen. Der Auftraggeber wird das Ergebnis in geeigneter Weise dokumentieren.
  4. Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit erg├Ąnzende Weisungen ├╝ber Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegen├╝ber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen k├Ânnen, schriftlich, per Fax, per E-Mail oder m├╝ndlich erfolgen. M├╝ndliche Weisungen sind unverz├╝glich in Textform (z.B. Fax, E-Mail) gegen├╝ber der Terra Software Service GmbH zu best├Ątigen.
  5. F├╝r den Fall, dass eine Informationspflicht gegen├╝ber Dritten nach ┬ž 42a BDSG, ┬ž 15a TMG, ┬ž 109a TKG oder Art. 33, 34 DSGVO besteht, ist das Studio f├╝r deren Einhaltung verantwortlich.


┬ž3 Allgemeine Pflichten der Terra Software Service GmbH

  1. Die Terra Software Service GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschlie├člich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten erg├Ąnzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten
  2. Die Terra Software Service GmbH best├Ątigt, dass sie einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.S.d. ┬ž 4f BDSG bestellt bzw. nach Art. 37 DSGVO benannt hat.
  3. Die Terra Software Service GmbH ist verpflichtet, dem Studio jeden Versto├č gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Studios, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung besch├Ąftigten Personen erfolgt ist, unverz├╝glich mitzuteilen.
  4. F├╝r den Fall, dass die Terra Software Service GmbH feststellt oder Tatsachen die Annahme begr├╝nden, dass von ihm f├╝r den Auftraggeber verarbeitete Daten
    1. besondere Arten personenbezogener Daten (┬ž 3 Absatz 9 BDSG / Art. 9 DSGVO) oder
    2. personenbezogene Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen oder
    3. personenbezogene Daten, die sich auf strafbare Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten oder den Verdacht strafbarer Handlungen oder Ordnungswidrigkeiten beziehen oder (auch i.S.v. Art. 10 DSGVO)
    4. personenbezogene Daten zu Bank- oder Kreditkartenkonten
    unrechtm├Ą├čig ├╝bermittelt oder auf sonstige Weise Dritten unrechtm├Ą├čig zur Kenntnis gelangt sind, hat sie das Studio unverz├╝glich und vollst├Ąndig ├╝ber Zeitpunkt, Art und Umfang des Vorfalls/der Vorf├Ąlle in Schriftform oder Textform (Fax/E-Mail) zu informieren. Der Terra Software Service GmbH ist bekannt, dass f├╝r das Studio ab dem 25.05.2018 eine Meldepflicht nach Art. 33 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbeh├Ârde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Die Terra Software Service GmbH wird das Studio bei entsprechenden Meldepflichten unterst├╝tzen.


┬ž4 Kontrollbefugnisse

Das Studio ist berechtigt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen inkl. der Einhaltung der technischen und organisatorischen Ma├čnahmen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.


┬ž5 Unterauftragsverh├Ąltnisse

  1. Die Beauftragung von Subunternehmen durch die Terra Software Service GmbH ist zul├Ąssig.
  2. Die Terra Software Service GmbH hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. erg├Ąnzende Weisungen des Studios auch gegen├╝ber den Subunternehmern gelten. Die Terra Software Service GmbH hat mit dem Subunternehmer einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zu schlie├čen, der den Voraussetzungen des ┬ž 11 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 den Voraussetzungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Dar├╝ber hinaus hat der Auftragnehmer den Unterauftragnehmer den Subunternehmer dieselben Datenschutzpflichten aufzuerlegen, die zwischen dem Studio und der Terra Software Service GmbH festgelegt sind.


┬ž6 Datengeheimnis / Vertraulichkeitsverpflichtung

  1. Die Terra Software Service GmbH ist bei der Verarbeitung von Daten f├╝r das Studio zur Wahrung des Datengeheimnisses im Sinne des ┬ž 5 BDSG bzw. ab dem 25.05.2018 zu Wahrung der Vertraulichkeit ├╝ber Daten, die sie im Zusammenhang mit dem Auftrag erh├Ąlt bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.
  2. Die Terra Software Service GmbH sichert zu, dass die bei der Durchf├╝hrung der Arbeiten besch├Ąftigten Mitarbeiter mit den f├╝r sie ma├čgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut sind und diese auf das Datengeheimnis i.S.d. ┬ž 5 BDSG verpflichtet werden.


┬ž7 Wahrung von Betroffenenrechten

  1. Das Studio ist f├╝r die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich.
  2. Soweit eine Mitwirkung der Terra Software Service GmbH f├╝r die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder L├Âschung - durch das Studio erforderlich ist, wird die Terra Software Service GmbH die jeweils erforderlichen Ma├čnahmen nach Weisung des Studios treffen.


┬ž8 Technische und organisatorische Ma├čnahmen zur Datensicherheit

  1. Die Terra Software Service GmbH verpflichtet sich gegen├╝ber dem Studio zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Ma├čnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind.
  2. Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Ma├čnahmen ist als ÔÇ×Anlage 1ÔÇť zu diesem Vertrag beigef├╝gt. Die Parteien sind sich dar├╝ber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten ├änderungen der technischen und organisatorischen Ma├čnahmen erforderlich werden k├Ânnen. Wesentliche ├änderungen, die die Integrit├Ąt, Vertraulichkeit oder Verf├╝gbarkeit der personenbezogenen Daten beeintr├Ąchtigen k├Ânnen, wird die Terra Software Service GmbH im Vorwege mit dem Studio abstimmen.


┬ž9 Laufzeit und Beendigung

  1. Die Dauer dieses Auftrages (Laufzeit) entspricht er Laufzeit des Hauptvertrages.
  2. Nach Beendigung des Vertrages hat die Terra Software Service GmbH s├Ąmtliche in ihren Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverh├Ąltnis stehen, nach Wahl des Studios an diesen zur├╝ckzugeben oder zu l├Âschen. Die L├Âschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unber├╝hrt.


┬ž10 Sonstiges

  1. Mu╠łndliche Nebenabreden sind nicht getroffen. A╠łnderungen und Erga╠łnzungen dieses Vertrages bedu╠łrfen der Schriftform. Dies gilt auch fu╠łr eine A╠łnderung des Schriftformerfordernisses selbst.
  2. Sollte eine Bestimmung des Vertrages unwirksam sein oder werden, so ber├╝hrt dies die Wirksamkeit der ├╝brigen Regelungen des Vertrages nicht.





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